帶你走進物業管理行業 (四)- 持份者簡介

購買物業管理權除了買賣雙方外,所涉及的持分者其實還有很多。你知道他們是誰嗎?今天為大家介紹在購買物業管理權時將會認識的人,讓大家對物業管理權買賣有更深入的認識。

1.     Body Corporate 業主團體

簡單來說就是由整個公寓或小區的每一戶業主組成的團體,就像公司一樣,是為一個法人團體。目的是為了管理整個小區的公共事務與財務,所以小區每一戶業主都是業主團體的成員之一。同樣也如公司一樣,不可能每位股東都掌管公司的日常運作,所以每個小區都會從業主團體中選出業主委員會(committee)來為小區的主要發展開會討論(有如公司的董事會)。

2.     Committee  業主委員會

每年業主年度大會(AGM)時, 業主團體會投票選出業主委員會。在業主委員中有三個重要角色,分別是主席(Chairperson),秘書(Secretary)和財務(Treasury), 還有一般委員(General committee)。業主委員會代表所有業主,在該年度針對小區事務提出意見以及處理方式,所以他們是小區經理日常工作最常接洽的人。

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3.     Body Corporate Manager 業主團體經理

幾乎99%的小區業主團體都會委任一個專職公司來管理小區的行政事務與財務工作,這些專職公司(Body Corporate Company)主要扮演業主團體的秘書兼會計與出納的工作,例如年度會議的會議記錄、臨時會議的會議記錄、通知業主繳納物業費等等,催收業主有逾期未繳的物業費、年度預算編列、支付薪水給小區物業經理 (Onsite Manger) 以及其他雜項收支:例如支付泳池消耗品、或與其他廠商間的費用開銷等。每個小區都會指派一個固定的Body Corporate Manager,小區經理有任何問題時,他就是我們第一個需要聯絡的窗口。

4.     Annual General Meeting(AGM) 業主年度大會

每年固定都會召開一次業主年度大會,就好像公司的股東會一樣。該會議邀請全部業主參加,所有業主也可就議程主題提出討論與表決。此會議一般例行性確認小區整體財務結構,以此來決定下年度的物業費額度,期間還會討論議程中小區的公共事務,包括選出或改選業主委員會成員等。

5.     Budget Meeting 財務預估會議

小區每年固定必會召開兩次會議,除AGM以外,另一個重要會議就是小區財務預估會議。此會議討論小區共有財務結構及收支,並規劃小區未來的財務需求,例如10年後將粉刷外牆,需如何準備預備金等。

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